Знакомство с базой данных access

Знакомство с пакетом MS Access. Мастер создания таблиц.

знакомство с базой данных access

Одним из продуктов пакета Microsoft Office является Access , он относится к категории систем управления базами данных (СУБД). Далее в тексте базой данных будут называться упорядоченные данные, хранящиеся в одном или нескольких файлах, а с помощью СУБД Access Наименование параметра, Значение. Тема статьи: Тема Знакомство с базой данных Access. Рубрика (тематическая категория), Дом.

Панель быстрого доступа, часто называют лентой, на которой находятся закладки: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных.

знакомство с базой данных access

Закладки имеют свои функциональные возможности, поэтому на каждой закладке находятся пиктограммы с обозначением, выполняемых функций. Основные элементы главного окна программы Access В качестве примера на рис.

Обратите внимание, если на пиктограмме имеется стрелка внизто это означает — можно открыть дополнительное меню. В свою очередь, в меню может появиться стрелка в виде значка: Пример использования дополнительных стрелок на пиктограммах Создать новую пустую базу данных можно другим способом.

Структура базы данных Access

Для этого надо открыть уже существующую базу данных, Щёлкнуть по ярлыкуа затем активизировать строку с именем. Дальнейшие действия разработчика заключаются в выполнении пунктов 2 и 3, которые представлены выше в данном разделе.

Какими способами можно создать новую пустую базу данных? Для чего в Microsoft Access используется панель быстрого доступа?

Какая информация располагается в области переходов окна базы данных? Как определить, что имеется возможность раскрыть дополнительные меню при выборе определённой команды на ленте?

Проектирование базы данных Перед тем, как воспользоваться приложением Microsoft Access для разработки базы данных, необходимо осуществить постановку задачи, определить потенциального пользователя и его потребности, провести сбор необходимых сведений о содержании и наименований полей таблиц, провести нормализацию таблиц, продумать интерфейс готового продукта и наименования типовых отчётов для распространения. В данном учебном материале основной акцент сделан на изучении возможностей Access и приёмах организации создания таблиц, поиска информации по запросам, отображения интерфейсов пользователя, а также правил пополнения базы данных и внесения в неё изменений.

Следует напомнить, что по ходу разработки базы данных создаются новые объекты таблицы, запросы, формы, отчёты, макросыссылки на которые добавляются в область переходов. Тем не менее, все объекты будут сохраняться в одном файле с расширением.

Урок Знакомство с программой Access. Компьютер на Начинаем с Windows Vista

Предположим, что имеется некоторая фирма, которой требуется вести учёт сотрудников фирмы, сведения о которых будут использоваться несколькими подразделениями, например, отделом кадров, плановым отделом, бухгалтерией, канцелярией, руководством. Это говорит о том, что информация о сотруднике фирмы является разноплановой, а анализ сведений о сотруднике требует использования дополнительных материалов.

Например, при формировании приказа о начислении заработной платы, потребуется учитывать дополнительные надбавки, в зависимости от стажа работы на предприятии сотрудника, его категории. Кроме того, сотрудники получают дополнительные льготы в виде доплат, в соответствии с приказом руководства. Льготы обычно назначаются, исходя из существующих нормативных документов, которые должны присутствовать в базе данных. Таким образом, можно сделать некоторые выводы.

Во-первых, для каждого подразделения потребуется иметь различные выходные формы, которые основаны на запросах. Во-вторых, помимо сведений о сотрудниках в базе данных должны присутствовать материалы, относящиеся к фирме и нормативным документам. В-третьих, Все данные должны быть сгруппированы таким образом, чтобы имелась возможность одноразового их преобразования и корректировки.

В общем виде представим себе схему рис. Схема взаимодействия пользователей с базой данных 1. Типы данных и их представление Человек воспринимает данные в виде образов, которые отображаются в его сознании. Компьютер воспринимает данные в виде двоичных кодов, поэтому для хранения и отображения данных в компьютере требуется определённое место памяти, а также инструкция по преобразованию двоичных кодов. Понятно, что для хранения простого числа потребуется значительно меньше места, чем для хранения фотографии, об этом следует постоянно помнить при создании базы данных, так как скорость обработки данных во многом зависит от вида их представления.

В компьютере данные разделены на несколько типов, тип данных задаётся пользователем. Поэтому, при задании свойств полю таблицы, задают тип данных, которые будут представлены в столбце таблицы под общим заголовком наименование поля. В Access существует 11 основных типов данных, а для некоторых из них введены подтипы данных, перечень типов данных приведён ниже.

Этот тип данных предназначен для обработки любых алфавитно-цифровых символов включая числаодиночных или собранных в строку. Максимальная длина строки не должна превышать символов. Поэтому, при использовании данных типа текстовый целесообразно для каждого поля задавать его размер в символах для экономии общего объёма памяти.

По умолчанию всем полям таблицы в Access задаётся именно этот тип данных.

Урок 7.1. Знакомство с программой Access

Это текстовое поле очень большой длины. Обычно используется для хранения абзацев текста, резюме, кратких описаний и. При использовании этого типа нет необходимости заботиться об указании длины записи, которая будет храниться в памяти машины.

Для поля с типом данных МЕМО выделяется ровно столько памяти, сколько требуется для конкретной записи. СУБД Access позволяет выполнять над полями такого типа вычисления. Чтобы указать конкретный способ хранения данных в полях числового типа, предусмотрено несколько подтипов: Байт — занимает 1 байт. Целое — занимает 2 байта.

Как быстро создать ПЕРЕКРЕСТНЫЙ запрос в базе данных Microsoft Access

Длинное целое — занимает 4 байта. Одинарное с плавающей точкой — занимает 4 байта. Двойное с плавающей точкой — занимает 8 байт. Действительное — занимает 12 байт. В таком поле хранятся данные, представленные согласно правилам бухгалтерии обозначение валюты, разделение числа на разрядыхотя, с такими данными выполняются все арифметические и логические операции, как с типом данных — числовой.

В памяти отображение записи такого типа занимает 8 байт. Это специальный тип данных, в котором хранятся значения даты или времени, или и того и другого. Для разнообразного отображения даты и времени существуют специальные форматы в виде шаблонов, что позволяет проводить вычисления над этими данными.

В памяти машины такой тип данных занимает 8 байт. Тип данных, который используется для идентификации записи в базе данных. Обычно счётчик используют в качестве ключевого поля в таблицах, поэтому он представляется в виде целого числа. Такие поля содержат значения: Фактически, в этом поле 1 интерпретируется как Да, а 0 — как Нет.

Такой подход к построению баз данных упрощает работу с хранимой информацией, а также исключает дублирование повторяющейся информации. После запуска приложения Access появится окно диалога, в котором необходимо установить переключатель Новая база данных. Перед созданием базы данных нужно указать ее имя и папку, в которой будет сохранен созданный файл. Задайте имя для будущей базы данных — Фирма Фрукты, сохраните в папке Мои документы.

Окно базы данных содержит 6 вкладок, определяющих составные части базы данных. Таблицы - это объекты, предназначенные для хранения данных в виде записей строк и полей столбцов. Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу. Форма - это объект, предназначенный для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода и изменения данных в полях таблицы. Запрос - это объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет - это объект, предназначенный для печати данных. Макрос — это набор специальных макрокоманд. Переключение между элементами базы данных осуществляется при нажатии соответствующего названия.

Создание таблиц Самым простым способом создания таблицы является ее непосредственное заполнение, как это делается в Excel. Перейти на вкладку Таблицы. Выбрать строку Режим таблицы и нажать ОК. Чтобы в появившейся таблице заполнить строку заголовка надо 2 раза щелкнуть в названии поля 1, набрать свое название и нажать Enter, затем - в поле 2 и.

После того, как данные в таблицу занесены, их нужно сохранить, задав ей имя. Создайте таблицу, содержащую сведения о фруктах. Сохраните ее с названием Фрукты. Код фрукта, Название фрукта, Описание фрукта, Категория, Стоимость. При переходе к новой записи предыдущая сохраняется автоматически.

Окно вашей таблицы должно выглядеть так: На рисунке показаны основные элементу управления записями в таблице. Попробуйте, используя кнопки управления записями, перейти к первой, последней, второй, шестой записи, добавить новую.

Вспомните из предыдущих курсов как изменить размер экрана. Ширина и высота ячеек таблицы изменяется также, как и у таблиц Excel. Работа с таблицей Для открытия таблицы достаточно щелкнуть на вкладке Таблицы 2 раза по ее названию, или выделить название и нажать кнопку Открыть.

Чтобы удалить запись в таблице, щелкните в поле маркера выделения и нажмите клавишу Delete. Сортировка данных в таблице. Щелкните в таблице Фрукты на любой ячейке поля Категория. На панели инструментов нажмите кнопку Сортировка по возрастанию, или Сортировка по убыванию.

знакомство с базой данных access

Записи таблицы отсортируются в алфавитном порядке. Производить поиск можно в режиме Таблицы и Формы. В таблице Фрукты щелкните в поле Название фрукта.